Ultima modifica: 17 settembre 2018
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Ufficio – URP

La segreteria della scuola gestisce tutte le pratiche necessarie per l’amministrazione della scuola, la gestione del personale e le relazioni con il pubblico.

Anche se tutto il personale della scuola è quotidianamente impegnato nelle relazioni con il pubblico, si individua nella segreteria l’Ufficio Relazioni con il Pubblico dal momento che è spesso il primo ufficio con cui il pubblico entra in contatto.

Direttore Amministrativo (DSGA): Mazzilli Pasquale

Dal sito www.cpialodi.it è possibile comunicare on line con l’ufficio di Segreteria.

spillo2017/2018: Orari di apertura al pubblico

  • Sede di Lodi:
    da Lunedì a Venerdì: dalle ore 10. 00 alle ore 12.00
    mercoledì: dalle ore 14.00 alle ore 16.00
  • Sede associata di Sant’Angelo Lodigiano:
    Lunedì: dalle ore 10.00 alle ore 15.00
    Giovedì: dalle ore 10.00 alle ore 15.00
  • Sede associata di Codogno:
    Lunedì – martedì – mercoledì dalle ore 15.00 alle ore 17.00

Durante la sospensione dell’attività didattica sarà osservato l’orario antimeridiano dalle ore 10. 00 alle ore 12.00.

spilloGiorni di chiusura 2018

  • Lunedì 02/01/2018
  • Venerdì 05/01/2018
  • Lunedì 30/04/2018
  • Venerdì 01/06/2018
  • Sabato 07-14-21-28 luglio 2018
  • Dal 13/08/2018 al 14/08/2018 (scuola chiusa)
  • Dal 16/08/2018 al 17/08/2018 (scuola chiusa)
  • Sabato 25/08/2018
  • Sabato 04/11/2018

In occasione delle festività del Santo Patrono

  • la Sede di Lodi resterà chiusa in data 19/01/2018
  • la sede di Sant’Angelo Lodigiano resterà chiusa in data 17/01/2018
  • la sede di Codogno resterà chiusa in data 03/02/2018

spilloUffici

L’Ufficio Alunni è responsabile:
  • della raccolta delle iscrizioni degli studenti in collaborazione con i docenti e gli ausiliari dei Punti di Erogazione preposti, del controllo dei documenti e della tenuta dei fascicoli degli studenti
  • dell’informazione dell’utenza interna ed esterna
  • della raccolta delle iscrizioni dei corsisti (ampliamento offerta formativa)
  • dell’inserimento delle iscrizioni nel database e della tenuta dello stesso aggiornato per la produzione di elenchi, …
  • del registro elettronico in supporto al personale docente
  • delle statistiche
  • del rilascio di diplomi e certificazioni
  • degli esami
  • degli infortuni degli alunni
  • delle pratiche di accesso agli atti amministrativi/controllo autocertificazioni
  • delle elezioni degli organi collegiali
  • dell’invio dei documenti scolastici
  • della tenuta di fascicoli e dell’archiviazione dei documenti degli alunni
  • delle visite guidate, dei viaggi di istruzione: pratiche amministrative in collaborazione con area contabilità e docenti preposti
  • della gestione del pacchetto di sicurezza ed educazione civica Prefettura
  • del controllo dei pagamenti degli alunni e dei corsisti
  • della gestione dell’albo on line e dell’Amministrazione Trasparente: parte di competenza
  • del telefono e della posta elettronica
  • della collaborazione con il DS e il DSGA
  • della partecipazione alla tenuta del registro di protocollo informatico ( segreteria digitale)
  • delle funzioni strumentali per monitoraggi relativi agli studenti
  • della verifica dei contributi volontari delle famiglie
  • della collaborazione con i docenti
  • della gestione della corrispondenza

 

L’Ufficio Personale è responsabile:
  • degli organici
  • della tenuta dei fascicoli personali analogici e digitali
  • della compilazione delle graduatorie per supplenze del personale docente e ATA
  • della gestione sostituzioni del personale docente di ruolo e/o in servizio raccordandosi con il DS
  • del conferimento delle supplenze personale docente e ATA raccordandosi con il DS
  • della distribuzione della corrispondenza interna
  • della cura degli atti relativi alle assunzioni in servizio per il personale docente e ATA
  • dei trasferimenti del personale docente e ATA
  • della tenuta ed aggiornamento della posizione matricolare di ogni singolo docente e ATA
  • dei part-time, permessi, permessi diritto allo studio del personale docente e ATA
  • delle cessazioni dal servizio personale docente e ATA
  • della modulistica computo riscatto, ricongiunzione personale docente e ATA
  • della raccolta dei certificati medici relativi alle assenze personale docente e ATA
  • della formulazione delle graduatorie interne personale docente e ATA
  • della RSU: Convocazioni e rendicontazioni
  • dell’attività sindacale: comunicazioni scioperi e assemblee
  • del riconoscimento dei servizi prestati; del rilascio dei certificati di servizio
  • dell’organizzazione delle attività di aggiornamento e formazione di tutto il personale
  • delle istanze on-line: attivazioni e supporto al personale
  • degli incarichi inerenti la privacy
  • delle pratiche inerenti la sicurezza (incarichi, …)
  • delle nomine al personale docente e ATA per attività aggiuntive (incarichi e nomine FIS) con raccolta atti amministrativi al termine delle attività per la necessaria liquidazione da parte del DSGA
  • della gestione TFR delpersonale docente e ATA in collaborazione con l’area contabile
  • della gestione del pacchetto sicurezza ed educazione civica Prefettura
  • dell’organico del personale docente e ATA in collaborazione con il DS
  • del supporto per l’inserimento delle iscrizioni nel database e tenuta dello stesso aggiornato con area alunni
  • del supporto alle elezioni degli organi collegiali ove previsto con l’area alunni
  • delle ricostruzioni e progressioni carriera in collaborazione con l’area contabile e il DSGA
  • del supporto al DSGA nel fornire i dati e i riscontri necessari sullo stato di avanzamento dei contratti ai fini della liquidazione degli stipendi secondo le nuove modalità previste per il personale a tempo determinato
  • della tenuta e del controllo dei fogli firma del personale ATA in collaborazione con il DSGA
  • della gestione dell’albo online e dell’Amministrazione trasparente in collaborazione con l’esperto esterno: parte di competenza
  • della comunicazione dei guasti agli enti locali (Provincia, comune)
  • della gestione e delle assemblee sindacali

 

L’Ufficio gestione protocollo e patrimonio/contabilità è responsabile:
  • della cura della corrispondenza in arrivo su indirizzi di posta attivi nella scuola ( posta elettronica, pec) e della corrispondenza dei siti istituzionali
  • del protocollo di tutta la corrispondenza in entrata, sia quella per via ordinaria che quella per via telematica, entro il giorno successivo al ricevimento
  • dell’invio della posta sia per via ordinaria che per via telematica
  • della corrispondenza della Dirigenza e del Direttore Amministrativo
  • della predisposizione delle delibere del Consiglio di Istituto e delle circolari in collaborazione con il DS
  • della predisposizione dipratiche varie (enti locali, …) in collaborazione con il DS
  • dell’archiviazione di tutta la corrispondenza in entrata e in uscita, in base all’apposito titolario e sulla base di indicazioni da parte dei responsabili dei procedimenti delle aree assegnate.
    Si chiede inoltre che sulla posta che viene spedita tramite e-mail, il Dirigente Scolastico debba apporre il proprio visto sulla copia stampata, che debba essere introdotta una cartella relativa alla posta urgente, affinchè il Dirigente Scolastico possa esaminarla in giornata
  • della tenuta degli inventari delle macchine e attrezzature di proprietà del CPIA e dei relativi registri
  • della predisposizione di gare di appalto in collaborazione con il DS
  • degli ordini di acquisto di materiale e attrezzature didattiche, dalla richiesta di preventivi fino alla liquidazione con procedura ordinaria, CONSIP e MEPA e inoltro degli stessi
  • delle visite guidate, dei viaggi di istruzione: richiesta preventivi in collaborazione con area alunni e docenti preposti
  • del supporto all’inserimento delle iscrizioni nel database e tenuta dello stesso aggiornato con area alunni
  • del supporto alle elezioni degli organi collegiali ove previsto con area alunni
  • della richiesta CIG, CUP e inserimento a Sidi, DURC ed adempimenti AVCP

  • della tenuta pratiche corsi (contratti di prestazioni d’opera o collaborazioni a progetto e documenti amministrativi esperti esterni)
  • della tenuta dei registri contabili: registro contratti e Piattaforma Certificazione dei Crediti
  • della stipula dei contratti con esperti esterni
  • della gestione dell’Anagrafe delle prestazioni
  • della gestione del pacchetto sicurezza ed educazione civica Prefettura
  • della gestione TFR personale docente e ATA in collaborazione con area personale
  • delle ricostruzioni e progressioni carriera in collaborazione con area personale e DSGA
  • degli F24 invii telematici
  • della gestione dell’albo online e dell’Amministrazione trasparente: parte di competenza
  • dei bandi per il reclutamento del personale esterno
  • della gestione file XML L. 190/2012
  • della gestione del procedimento fatturazione elettronica
  • della gestione trasmissioni telematiche dichiarazione IRAP, mod.770, DMA, UNIEMENS, CONGUAGLI EX-PRE96, anagrafe delle prestazioni
  • del rilascio CU, registri INPS – rapporti con RTS e MEF; Tenuta dei registri dei decreti
  • della cura e gestione del patrimonio, della tenuta degli inventari e adempimenti connessi alle attività negoziali per gli acquisti di beni e servizi
  • della tenuta dei registri di magazzino, dell’acquisizione richieste di offerte (RDO), della redazione dei progetti
  • dell’accesso agli atti L.241/1990 – decertificazione
  • dell’aggiornamento assenze e presenze del personale in collaborazione con l’ufficio personale con emissione decreti congedi ed aspettative
  • della gestione degli scioperi
  • dell’autorizzazione per libere professioni e attività occasionali
  • delle visite fiscali
  • della tenuta e controllo delle pratiche relative a tutti i progetti da realizzare nell’ambito del PTOF
  • della gestione della procedura per l’attivazione dei corsi
  • della collaborazione con l’ufficio alunni
  • dell’emissione degli ordinativi di fornitura carico e scarico del materiale di facile consumo
  • della gestione delle procedure connesse con la privacy
  • del responsabile fotocopiatrice e della collaborazione con il DS e DSGA
  • della pubblicazione degli atti di propria competenza nella sezione pubblicità legale albo online
  • dei certificati di servizio e della tenuta del registro dei certificati
  • della costituzione, svolgimento, modificazione ed estinzione del rapporto di lavoro; della Ricongiunzione L.29 – quiescenza- dichiarazione dei servizi
  • della gestione delle statistiche assenze personale e dell’invio all’esperto per la pubblicazione dei dati sul sito web della scuola
  • delle pratiche causa di servizio, dell’anagrafe del personale, della preparazione dei documenti per il periodo di prova, delle proroghe del periodo e delle conferme in ruolo, del controllo dei documenti di rito all’atto dell’assunzione
  • della gestione supplenze
  • della comunicazione di assunzioni, proroghe e cessazioni al centro per l’impiego

spilloTempistica/Scadenziario

Nello svolgimento dei propri incarichi sono osservate le scadenze e i tempi stabiliti dalle disposizioni vigenti e comunque necessari per l’assolvimento dell’incarico.
Il personale amministrativo avrà comunque cura di osservare le seguenti scadenze:

  • Controllo e verifica della documentazione relativa alle presenze entro il 10 del mese successivo
  • Controllo e verifica della documentazione relativa alla concessione ferie nei periodi estivi e di
    sospensione dell’attività didattica (ATA): entro e non oltre il 31 maggio
  • Ricevimento domande di iscrizione: a vista
  • Certificati di servizio: 3 giorni dalla richiesta
  • Duplicazione atti: 2 giorni dalla richiesta
  • Certificati iscrizione/frequenza: 2 giorni dalla richiesta
  • Attestati-sostituzioni diplomi: 2 giorni dalla richiesta
  • Diplomi originali in giacenza: a vista
  • Infortuni: 2 giorni dalla denuncia
  • Pubblicazione atti all’albo di istituto in data di assunzione al protocollo
  • Pubblicazione delibere del Consiglio Istituto: 8 giorni dalla seduta
  • Trattamento di fine rapporto (TFR): entro 15 giorni dal termine del servizio
  • Anagrafe delle prestazioni: 30 giugno e 31 dicembre



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